Jak długo przechowywać faktury?

Zgodnie z prawem, faktury i inne dokumenty księgowe powinniśmy przechowywać 5 lat po zakończeniu roku podatkowego. W tym czasie również możemy spodziewać się kontroli ze strony urzędu skarbowego. Dbajmy więc o swoje dokumenty, ponieważ ich brak podczas kontroli może zaowocować nieprzyjemnymi konsekwencjami ze strony urzędu skarbowego.

Dlaczego ważna jest faktura?

Dla czynnego podatnika podatku VAT (podatek od wartości dodanej) faktury, zarówno faktury sprzedażowe jak i te stanowiące koszt są niezwykle ważnym dokumentem księgowym. Na każdej fakturze znajdziemy wyszczególniona kwotę netto, kwotę podatku VAT oraz kwotę brutto. Najogólniej rzecz biorąc, różnicę między kwotą podatku VAT z faktur sprzedażowych a kwotą podatku VAT z faktur zakupowych do dnia 25 każdego miesiąca zobowiązani jestemy wpłacić na odpowiednie konto urzędu skarbowego. Jeśli z tak przeprowadzonego odejmowania wynika nam kwota ujemna, otrzymujemy VAT do przeniesienia na kolejny miesiąc (w niektórych przypadkach możemy zwrócić się do urzędu skarbowego o jego zwrot).

Podatek VAT jest bardzo skomplikowanym podatkiem, zwanym również podatkiem od towarów i usług. W przypadku gdy staramy się o zwrot podatku VAT i jest to duża kwota, powinniśmy liczyć się z kontrolą urzędu skarbowego – wtedy lepiej dysponować fakturami VAT dokumentującymi nasze zakupy i naszą sprzedaż.

Co to jest faktura VAT?

Faktura ogólnie rzecz biorąc to dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierający szczegółowe dane o transakcji. Dane, które powinny znaleźć się na fakturze to dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia, specyfikacja przedmiotu transakcji (nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość), strony kupna-sprzedaży (dostawca i odbiorca), dane do rozliczenia obowiązujących podatków, podsumowania cyframi i słownie, informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty.
Szczególnym rodzajem faktury jest faktura VAT, wystawiana przez płatników podatku VAT, podlegająca osobnym przepisom.

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura powinna zawierać przynajmniej nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy, oraz ich numery NIP, datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu, napis „Faktura VAT” oraz numer kolejny faktury, nazwę towaru(ów) lub usług(i) będących przedmiotem sprzedaży, jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), stawki podatku, sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu, kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi i słownie.

Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich jest oryginałem (który otrzymuje kupujący), a pozostałe kopiami i powinny być one odpowiednio oznaczone – z księgowego punktu widzenia kserokopia oryginału faktury (z napisem „oryginał”) nie jest kopią faktury.

Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).